Die Firma auf Autopilot stellen (Teil 2) – SOP

{BRIEFANREDE}

im letzten Coachingbrief habe ich versprochen, Dir das mächtigste System für eine Firma, das es überhaupt gibt, vorzustellen. Dieses Versprechen möchte ich heute einlösen. Aber lass mich zunächst den Unterschied zwischen System und Strategie klären.

Angenommen Du findest heraus, wie Du etwas gut verkaufst. Hast Du dann ein System? Ich sage nein. Und Du hast auch dann kein System, wenn Du immer und immer wieder etwas auf dieselbe Art und Weise verkaufst.

Was Du dann hast, ist eine Strategie. Eine Strategie, die Du immer wieder umsetzen kannst.

Wie unterscheiden sich dann Strategie und System?

Ein System muss einfach sein. Eine Strategie darf ruhig kompliziert sein. Aber Systeme sind immer einfach. Sie sind so einfach, dass auch ein nicht so talentierter Mitarbeiter mit dem System seine beste Leistung erbringen kann. Und ein talentierter Mitarbeiter kann seine Leistung durch das System sogar potenzieren.

Es gibt überhaupt nur zwei Parameter für Systeme:

Erstens: Ein System ist einfach. Zweitens: Ein System ist duplizierbar.

Eine Strategie ist nicht unbedingt duplizierbar, weil sie nicht zwingend einfach ist.

Die wichtigste Voraussetzung für Duplizierbarkeit ist den meisten Menschen nicht bewusst: Um etwas duplizieren zu können, müssen wir es aufschreiben.

Auch wenn das sprachlich vielleicht nicht ganz exakt ist, schlage ich vor, folgende Unterscheidung zu treffen:

Eine Strategie ist etwas, das ich immer wieder anwenden kann. Ein System ist darüber hinaus einfach und duplizierbar, weil ich es schriftlich festhalte.

Eine Strategie wird also erst dann zu einem System, wenn wir sie vereinfachen und duplizierbar machen. Und dafür müssen wir sie aufschreiben.

Kommen wir jetzt zum SOP – dem Standard Operating Procedure. Es ist eine Art Handbuch, indem alle wichtigen Systeme Deines Unternehmens zusammengefasst sind. Ein SOP ist also auch ein System.

Alle Systeme sammeln wir in unserem SOP. Dadurch wird unsere Firma wertvoll, und wir werden frei.

Solltest Du schon Mitarbeiter haben, werden Deine Mitarbeiter die Idee von einem SOP nicht unbedingt begrüßen. Bestenfalls verstehen sie nicht, warum dieses SOP so wichtig ist. Schlimmstenfalls haben sie sogar Angst davor.

Dann zeigst Du Deinen Mitarbeitern am besten diesen und den letzten Coachingbrief. Mach ihnen klar, wie wichtig ein System ist, und dass sie kein System haben, solange sie kein SOP haben.

Noch einmal:

Ein System für eine Firma ist ein SOP. Punkt! Ein SOP ist ein System.

Alles andere, was Du so an festen Abläufen in Deiner Firma hast, sind Strategien . Aber noch einmal: Um aus einer Strategie ein System zu machen, musst Du die Strategie vereinfachen. So einfach machen, dass auch ein nicht so talentierter Mitarbeiter damit arbeiten kann. Es muss ganz simpel sein.

Zweitens, muss es duplizierbar sein, und dafür musst Du es aufschreiben.

Das stimmt natürlich nicht ganz. Du wirst es nicht nur aufschreiben, sondern Du wirst auch so viele Sprachaufzeichnungen wie möglich machen und verwenden. Und Du wirst Videos drehen.

Denn dann kannst Du alles viel anschaulicher und direkt umsetzbar zeigen. Was Du nur aufschreibst, werden die meisten Menschen nicht wirklich verstehen und auch emotional begreifen.

Was Du aber filmst, werden sie auf Anhieb begreifen. Und sie werden es nachmachen können. Weil sie dann ein Bild vor Augen haben. Ein Vor-Bild.

Viele Menschen assoziieren mit „Vorbild“ nur einen Menschen. Aber eine perfektionierte Arbeitsweise ist auch ein Vorbild.

Sie haben dann ein Bild vor Augen, wie sie diesen Teil ihres Jobs erledigen sollen. Sie müssen nur den im Bild festgehaltenen Prozess nachmachen.

Ahnst Du, wie wichtig ein SOP ist? Und verstehst Du auch, dass Dein SOP das Wichtigste ist, das Du in Deiner Firma haben kannst?

Es geht so weit, dass Du den SOP erarbeitest und dann die Mitarbeiter suchst, die damit arbeiten können.

Nicht anders herum:

Erarbeite nicht einen SOP um die Mitarbeiter herum die Du hast. Organisiere niemals Deine Systeme um die bestehenden Mitarbeiter herum!

Auch wenn das auf den ersten Blick logisch erscheint. Doch auf diese Weise wirst Du nicht wachsen können. Und die Ergebnisse, die Du so erzielst, werden nicht ausreichend sein.

Denke vom Ergebnis her: Wie soll Deine Firma aussehen? Welche Ergebnisse willst Du erzielen? Und dann baust Du die Systeme, die Dich genau zu diesem Ziel führen.

Übrigens weißt Du ja schon: Nicht Du baust diese Systeme, sondern die Mitarbeiter, die das wirklich können.

Du selbst baust nur die Systeme, in denen Du wirklich gut bist. Und dann kannst Du Dich von diesen Aufgaben auch sofort verabschieden. Jetzt musst Du nur noch die Mitarbeiter finden, die diese Systeme übernehmen können.

Das Ganze klingt jetzt ziemlich theoretisch. Aber in meinem „Unternehmer-Master-Coaching“-Kurs „UMC“ gehe ich jeden einzelnen Schritt auf dem Weg zu Deinem SOP mit Dir durch. Darin wird das Ganze deutlich klarer. Hier kann ich das Thema leider nur anschneiden.

Denke daran:

Die große Leistung eines Unternehmers ist es, erfolgreiche Systeme zu schaffen, die unabhängig von Menschen erfolgreich sind.

Das ist eine ganz wichtige Erkenntnis zu diesem Thema:

Systeme müssen von Menschen unabhängig sein. Also auch unabhängig von Dir.

Je mehr Du das hinbekommst, umso wertvoller wird Deine Firma. Und je weniger Du das hinbekommst, umso mehr hast Du nur einen Job.

Du musst auch Deine Führungskräfte und alle Mitarbeiter mit dieser Idee infizieren: Systeme zu schaffen, die unabhängig von Dir sind.

Noch etwas ganz Wichtiges zum Schluss:

Wir müssen verstehen: Die einzelnen Systeme für die unterschiedlichen Bereiche kannst Du nicht selbst erarbeiten. Das machen Deine Mitarbeiter. Du kontrollierst nur, dass dies geschieht.

Der Grund: Die Systeme sind ja die Systeme Deiner Mitarbeiter. Sie müssen damit arbeiten. Klar brauchen Deine Mitarbeiter eine Anleitung, wie sie diese Systeme erstellen sollen. Aber sie können es dann viel besser selbst erledigen als der Unternehmer.

In dem Moment, in dem wir das umsetzen, dass jeder in unserer Firma, wirklich jeder, absolut und ohne Ausnahme mit einem SOP arbeitet, in dem Moment geht die Firma „durch die Decke“.

Nur Systeme machen Dich frei. Nur Systeme schaffen eine funktionierende Firma. Nur Systeme ermöglichen Dir, Deine Firma zu verkaufen oder sie wirklich groß zu machen.

Du bist hier, um die Welt zu verändern. Am besten kannst Du das, indem Du eine Firma aufbaust. Und eine Firma hast Du nur, wenn Du Systeme hast. Dein SOP-Handbuch ist Dein System.

Baue Systeme, und Du transformierst Dich selbst und Deine Firma. Mache aus Deinem Leben und aus Deinem Unternehmen ein Meisterwerk.

Wahrer Wohlstand ist unser Geburtsrecht.

Herzlichst, Dein

FINANZIELLE FREIHEIT - der 7-Jahres-Kurs

Fasse die wichtigsten Erkenntnisse über Strategien, Systeme und das SOP-Handbuch schriftlich in eigenen Worten zusammen.
Mach einen Termin aus, zu dem Du mit Deinen Mitarbeitern über Systeme sprichst.
Bitte Deine Mitarbeiter, für jeden Arbeitsprozess eine Ablaufbeschreibung festzuhalten – ein System. Bitte sie, es in Form von Text, Video und Audio zu machen. Zur Erinnerung: Es muss einfach und duplizierbar sein. Es muss genau genommen so einfach sein, dass jemand, der den Prozess noch nie vollzogen hat, sofort versteht, was zu tun ist.
Setze Dir jetzt eine Deadline bis wann Dein SOP-Handbuch fertig sein soll. Denke daran: Alle Systeme Deiner Firma sind in diesem Buch enthalten. Es könnte also etwas länger dauern, es zu erarbeiten. Je nachdem wie schnell Deine Mitarbeiter die Idee annehmen und wie groß Deine Firma ist. Plane daher lieber etwas mehr Zeit dafür ein. Aber setze Dir trotzdem eine Deadline.
Notiere fünf Erfolge.

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