Coachingbrief Nr. 362

Die Firma auf Autopilot stellen (Teil 1) – Systeme

{BRIEFANREDE}

das Ziel jedes Unternehmers ist es, seine Firma so auszustatten, dass sie auch ohne ihn funktioniert. Wir müssen in der Lage sein, den Autopiloten einschalten zu können. 

Aber geht das wirklich? Eine Firma, die ohne Dich funktioniert? Ja! Indem Du Systeme schaffst. Wirkliche Freiheit im Business bedeutet: Systeme. Wir brauchen klare Systeme, die besser sind, als unsere Anwesenheit und unsere Aktivitäten es sein können. 

Ich will heute das Verständnis dafür aufbauen, warum jede Firma unbedingt Systeme braucht und welche sieben entscheidenden Vorteile Systeme haben. Dafür starte ich mit einem Beispiel aus dem Alltag, um den Begriff „System“ zu veranschaulichen und begreifbar zu machen: 

Es gibt Menschen, die mähen ihren Rasen selber. Das hat ein paar entscheidende Nachteile: 

Wenn sie drei Wochen Urlaub machen, müssen sie nach ihrer Rückkehr erst einmal den Dschungel roden, der sich im Garten breitgemacht hat. Außerdem wächst im Rasen Unkraut. Denn unregelmäßig geschnitten, entwickelt sich davon mehr im Rasen. Und wenn das Schnittgut beim unregelmäßigen Schnitt abtransportiert wird, erhält das Gras keinen natürlichen Dünger. 

Das ist alles ganz anders, wenn eine Maschine den Rasen schneidet. 

Vielleicht kennst Du jemanden, der bereits einen Mähroboter hat? Oder Du selbst hast einen? 

Ein Mähroboter läuft von allein. Klar, muss der manchmal gewartet werden. Der geht auch mal kaputt. Dann muss alle zwei bis drei Jahre jemand kommen und ihn reparieren. Aber in der restlichen Zeit funktioniert er einfach so, wie Du ihn einstellst. 

Dein Rasen hat – von einem Roboter geschnitten – immer die optimale Höhe. Du kannst beruhigt in Urlaub fahren. Und da die kleinen Halmstückchen, die er täglich gleichmäßig abschneidet, liegen bleiben, wird der Boden auf natürliche Weise immer gut gedüngt. 

Was ich hier beschreibe, ist eine Maschine. Menschen sind aber keine Maschinen. 

Im Industriezeitalter sind Unternehmer unermesslich reich geworden, weil sie solche Maschinen erfunden und weiterentwickelt haben. Die Massenproduktion wurde möglich und veränderte das Arbeitsleben grundlegend. 

Die ersten Maschinen ersetzten die Arbeitskraft von hunderten Menschen. Der Mensch musste nur noch die Maschine bedienen, sie warten und gelegentlich verbessern. 

Auch heute brauchst Du Maschinen für Deine Produktion. Es sei denn, Du stellst Informationsprodukte her. Dann brauchst Du Computer sowie ein Ton- bzw. Filmstudio und nicht mehr. 

Das System als Äquivalent zur vollautomatischen Maschine 

Ein System erzielt auf Dauer immer ein besseres Ergebnis als jede Arbeit ohne System. Denn menschliche Fehler werden laufend eliminiert oder zumindest verringert. 

Das System stellt sicher, dass die Firma wie ein Uhrwerk läuft – tagaus, tagein. Es stellt auch sicher, dass nichts übersehen wird. Und vor allem garantiert das System Beständigkeit. 

Ein Unternehmer mag sich fragen: „Schleppe ich gerade Eimer, oder baue ich eine Pipeline?“ Mit anderen Worten: „Mache ich gerade etwas, was mir im Moment Ergebnisse bringt? 

Oder was mir auf Dauer immer neue Ergebnisse bringt?“ 

Du ahnst schon, worauf ich hinauswill: Wir sollten keine Eimer schleppen, sondern eine Pipeline bauen. Die Pipelines sind die Systeme. 

Solange wir Eimer schleppen und das Ergebnis unserer Firma damit abhängig ist von unserer Leistung und von der unserer Mitarbeiter, solange bleiben wir in einem Hamsterrad gefangen. 

Wir brauchen Systeme, die automatisch Ergebnisse erzielen. 

NICHTS ist wichtiger für eine Firma, als Systeme zu schaffen. Absolut nichts! 

 

Die Vorteile von Systemen 

Ich glaube, nichts wird gründlicher missverstanden, als das Thema Systeme. 

Auch ich habe lange nicht an Systeme geglaubt. Das lag auch an meiner Natur als Experte. Experten stellen ein System dar, sie sind ein System. Also war meine Firma „ich“. Natürlich nicht komplett, aber schon zu einem großen Teil. 

Ein wahrer Unternehmer schafft ein System. Und vor allem macht er das nicht allein. 

Er hält sich an fünf Spielregeln: 

Erstens, versucht er es nicht allein, sondern sucht zweitens den Richtigen. Drittens installiert er die Systeme so schnell wie möglich. Darum fangen wir schon heute damit an. Viertens, sagt er „ich kann das“ und fünftens, strengt er sich jeden Tag an. Go for gold, jeden Tag. 

Du kennst die Spielregeln aus dem Coachingbrief „Bist Du ein Unternehmer-Typ?“ Dort habe ich sie Voraussetzungen genannt. 

Die Vorteile von Systemen 

Erstens: Systeme machen Dein Leben und das Deiner Mitarbeiter extrem viel einfacher. 

Denn nur mit Systemen können wir wirklich effizient zusammenarbeiten. Nur so weiß jeder, was der andere tut. Nur so können unsere Tätigkeiten ineinandergreifen. 

Zweitens: Systeme lassen Deine Firma geschmeidig, effizient und profitabel funktionieren. 

Wenn wir darüber sprechen, wie Du Deinen Profit erhöhen kannst, wird es wichtig sein, dass wir dafür das eine oder andere System verbessern. 

Und dazu sind oft nur ganz kleine Stellschrauben nötig. 

Drittens: Nur durch Systeme kann das Unternehmen ohne uns funktionieren. 

Die meisten kleinen Unternehmer denken falsch: Um nicht ständig selbst im Unternehmen anwesend sein zu müssen, brauchen sie hervorragende Mitarbeiter. 

Der Ansatz ist aber ein anderer: 

Um nicht mehr in Deinem Unternehmen sein zu müssen oder um dort nur sehr wenig Zeit verbringen zu müssen, brauchst Du super-gute Systeme. Und dann brauchst Du die Mitarbeiter, die diese Systeme bedienen können. 

Viertens: Unser Unternehmen ist nur dann ein Unternehmen, wenn es Systeme hat. Vorher ist es eine nicht definierbare Aneinanderreihung von nicht aufeinander abgestimmten Aktivitäten

 Fünftens: Wir können nur dann eine Firma verkaufen, wenn sie Systeme hat. 

Nur eine fertige Firma lässt sich auch verkaufen. Eine Firma ist nur dann fertig, wenn sie ohne uns funktioniert. Und dafür brauchen wir Systeme. 

Könntest Du heute Morgen in Deiner Firma anrufen und sagen: „Hey Leute, ich bin jetzt mal drei Monate weg. Ich mache einen Segeltörn in der Karibik. Seht zu, dass alles gut läuft.“ 

Die große Mehrheit aller Unternehmer würde diese Frage mit einem klaren „Nein“ beantworten müssen. 

Bei mir ist diese Antwort seit vielen Jahren ein ganz klares „Ja“. Seit elf Jahren bin ich jeden Winter für drei Monate in Florida.  

Sechstens: Nur wenn Du Dein Unternehmen systematisierst, ist Dein Team wirklich motiviert und hat das, was ich Jobsatisfaction nenne – eine große Zufriedenheit im Job. 

Denn jeder Mensch ärgert sich oft über sich selbst; dass er immer wieder Fehler macht; dass er nicht effizient genug arbeitet. Und jeder Mensch ärgert sich über einen anderen, dass der Fehler macht und nicht effizient arbeitet. 

Darum ist es für die meisten Menschen ungeheuer befriedigend, wenn sie für eine Firma arbeiten, die Systeme schafft. Systeme, die diese Fehler und Ineffizienzen vermeiden. 

Dadurch hat der Mitarbeiter das sichere Gefühl, Teil einer Sache zu sein, die größer ist als seine eigenen Fähigkeiten. Das ist für die meisten sehr beglückend. Für mich auch! 

Es gibt noch einen Nebeneffekt: Deine Mitarbeiter sehen Dich als wirkliche Führungspersönlichkeit. 

Denn jeder Mitarbeiter spürt: Das, was wir wirklich brauchen, ist ein System. Und wenn Du in der Lage bist, diese Systeme zu initiieren und zu installieren, werden Deine Mitarbeiter Dich dafür lieben. Mindestens aber bewundern. 

Und sie werden sehr gerne mit Dir zusammenarbeiten. 

Siebtens: Nur dann kannst Du richtig führen. 

Eine Führungskraft kann entweder direkt führen oder indirekt. Indirekt führen wir durch Systeme. 

Wer ausschließlich direkt führt, nimmt Engpässe in Kauf und wird dadurch zum Flaschenhals. Denn niemand kann überall sein, niemand kann überall führen. 

Es muss unser Ziel sein, unser Unternehmen weitgehend durch Systeme funktionieren zu lassen: Es führt sich selber. 

Immer dann, wenn wir kein System haben, müssen wir selber führen. Und das können wir nicht immer gleichermaßen gut. Das heißt auch: Wenn wir keine Systeme haben, ist unsere Firma führungslos, sobald wir nicht anwesend sind. 

Auch für die Führung gilt: Je weniger das System von Dir und anderen abhängt, desto besser ist das System. 

Wiederholen wir die Vorteile: 

1. Systeme machen Dein Leben einfacher. 

2. Nur Systeme machen Deine Firma effizient und profitabel. 

3. Nur durch Systeme kann die Firma ohne Dich funktionieren. 

4. Nur dann ist Deine Firma wirklich ein Unternehmen. 

5. Nur dann kannst Du Deine Firma verkaufen. 

6. Nur dann ist Dein Team wirklich motiviert. 

7. Mit Systemen kannst Du ideal führen, weil Du nicht selber direkt führen musst. 

Du weißt jetzt, wieso Systeme für jede Firma wichtig sind. Und Du kennst die Vorteile von Systemen. Im nächsten Coachingbrief möchte ich mit Dir über den Unterschied zwischen einem System und einer Strategie sprechen. Dieser Unterschied ist nämlich alles entscheidend. 

Außerdem erfährst Du etwas über eine ganz bestimmte Art von Systemen – über das SOP, Standard Operating Procedure. Es ist das mächtigste System für eine Firma, das es gibt. Und es ist noch wichtiger als Deine OVS zu finden …

Wahrer Wohlstand ist unser Geburtsrecht.

Herzlichst, Dein

FINANZIELLE FREIHEIT - der 7-Jahres-Kurs

1. Halte die sieben Vorteile von Systemen in Deinem Unternehmer-Journal schriftlich fest.

2. Denke daran: Unternehmer fragen sich: „Schleppe ich gerade Eimer? Oder baue ich eine Pipeline?“ Überlege, welche Pipeline Du für Dein Unternehmen bauen kannst und wo Du aktuell noch Eimer schleppst. Überlege auch: Welche Systeme hast Du bereits? Und welche Systeme fehlen Dir noch?

3. Notiere fünf Erfolge

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